Ik maak dit stappenplan op een moment dat ik zelf overwhelm ervaarde. Ik werd vanochtend wakker en dacht: “Holy shit, ik heb veel dingen tegelijk lopen momenteel.’ Voor het eerst in maanden voelde ik me lichtelijk overwhelmed. 

Gelukkig weet ik inmiddels goed hoe ik hiermee moet omgaan, dus ik dacht: ik deel de stappen ook even met jou!

Je kan ook de podcast luisteren, die vind je hier:

Allereerst: Je bent misschien gewend om bij een gevoel van overwhelm keihard aan het werk te gaan. Dat deed ik ook altijd, vanuit de veronderstelling ‘Ik kan maar beter snel aan de slag gaan, anders wordt deze to do-lijst nooit kleiner’.

Dit zorgt ervoor dat je als een kip zonder kop aan het werk gaat, met een naar en gestrest gevoel. En de kans is groot dat je aan het eind van de dag weliswaar een aantal taakjes hebt gedaan, maar dat je to do-list waarschijnlijk alleen maar langer is geworden. 

Dus, tip nummer 1 wanneer je je overwhelmed voelt:

Niet: als een kip zonder kop aan de slag

Wel: overzicht voor jezelf creëren 

Onderstaande stappen helpen je hierbij.

Stap 1) Schrijf alles op waar je mee bezig bent

• Zowel werk/studie als prive
• Maak kopjes voor elk ‘project’/onderwerp (1 onderwerp kan bv zijn ‘presentatie over X’ of ‘verjaardagsfeest’)
• Schrijf bij elk onderwerp de volgende dingen op:
  • Welke deadline(s) heb je hierbij?
  • Wat moet jij precies doen voor dit onderwerp? (jouw specifieke taken in het geheel)
  • Waar zitten de bottlenecks (dus waar zie je het potentieel mis gaan? Denk aan dat twee onderwerpen qua timing samenvallen of dat je afhankelijk bent van iemand anders)

Stap 2) Elimineren en versimpelen

• Wanneer je alles op een rij hebt, kijk dan eerst of er onderwerpen/projecten zijn je die helemaal kunt schrappen.
  • Wat heb je bv zelf bedacht maar hoeft helemaal niet nu? 
  • Of wat heb je toegezegd wat eigenlijk niet goed past? 
  • Je mag altijd aangeven dat iets bij nader inzien toch niet lukt. Voelt dit spannend? Deal met je perfectionisme door bv de 6 stappen om zelfkritiek om te buigen uit Goed Genoeg te gebruiken
• Vervolgens ga je met de onderwerpen die overblijven aan de slag:
  • Welk taakje van mij hoeft eigenlijk niet te gebeuren?
  • Wat kan iemand anders doen? / Waar kan ik hulp inschakelen
  • Hoe kan ik dit 10x makkelijker voor mezelf maken? (Vaak hebben we grootse plannen, maar kan iets ook veel simpeler)
• Natuurlijk heb je hiervoor soms een gesprek te voeren met je omgeving. Noteer wat je met wie wilt overleggen

Stap 3) Neem een break

• Doe even iets heel anders om alles te laten bezinken
• Ik geef bv mijn planten water, doe een afwasje, maak wat te eten voor mezelf of ga lekker een stukje wandelen
• Zo geef je je hersenen tijd om afstand te nemen en kun je zometeen met een frissere blik naar je lijst kijken
• Bij mij kwam in zo’n break bv nog een onderwerp naar boven dat ik vergeten was op te schrijven. Dit maakte me extra duidelijk hoeveel ik op mijn bordje heb momenteel, waardoor ik makkelijker dingen kan schrappen/uitstellen

Stap 4) Prioriteer

• Kijk opnieuw naar het geheel: kun je het jezelf nog iets makkelijker maken door toch wat extra’s te schrappen, uit te stellen of te versimpelen?
• Vervolgens bepaal je wat je prioriteit nummer 1, 2 en 3 zijn
• Neem hierin ook de gesprekken met je omgeving mee (bv over het stopzetten/overdragen/hulp vragen van een project)
• Een vraag die kan helpen bij het prioriteren, is: ‘Welk ding op deze lijst maakt andere dingen makkelijker of overbodig?’ Als daar een antwoord op komt, is dat een fijn startpunt

Stap 5) Check in bij jezelf

• Wees eerlijk: ben je nu klaar om te starten, of heb je eerst iets anders nodig?
• Voor mij gold vanochtend dat ik best wel overprikkeld ben, ik voelde al een lichte hoofdpijn opkomen. Daarom doe ik vandaag super rustig aan en doe ik qua werk alleen het meest hypernoodzakelijke (sommige dagen doe ik helemaal geen werk). Vandaag zijn dat 2 kleine dingen die anderen van mij nodig hebben en die ik toegezegd heb. 
• Pas zodra ik me goed & energiek voel, ga ik met de grotere dingen op mijn lijst (prio 1, 2 en 3) aan de slag

Belangrijk: Het heeft mij een paar jaar gekost om erachter te komen dat ik juist als ik me overwhelmed voel, heel rustig aan moet doen. In het begin voelde dit contraproductief, dus het kan zijn dat jij ook ongemak ervaart als je deze stappen doorloopt. Zeker de break in stap 3 kan voelen als ‘zinloze tijdsverspilling’. 

Deze stappen kosten inderdaad een beetje tijd, en daardoor zul je de neiging hebben het niet te doen wanneer je je gestrest voelt. Maar weet dat je de tijd 100x terugkrijgt wanneer je overzicht creëert. Je doet immers alleen de echt belangrijke dingen, in plaats van maar aan alles te blijven werken. 

En bovendien houd je veel meer energie over doordat je je tijd & aandacht focust, waardoor je op de lange termijn juist meer dingen kunt doen die je fijn & belangrijk vindt.

Ik krijg tegenwoordig veel meer gedaan terwijl ik een fractie van de uren werk/nuttig bezig ben. Ik voel bijna nooit meer stress of gejaagdheid. Tuurlijk komt dat deels doordat ik mijn eigen tijd kan indelen als ondernemer,  maar zeker 90% van deze chillheid komt door goed te focussen en overzicht te creëren. En niet al te streng voor mezelf te zijn.

Heerlijk toch? Dat gun ik jou ook!

Veel liefs,

Evelien